Weet je nog? Die tijd dat je computer een ‘blieb’-geluidje maakte als je een mailtje had? En wat was je dan blij! Nu is dat wel anders. We krijgen zoveel mail dat we het amper bij kunnen houden. Door onze smartphones checken we onze mail de hele dag door en spenderen we daardoor veel te veel tijd aan iets wat eigenlijk helemaal geen prioriteit in ons leven heeft. Dat kan anders!

Zes tips om te minimaliseren in je mailbox

1) Houd je mailbox leeg

Je laat toch ook geen post in je brievenbus liggen? Als je je mailbox opent, sluit hem dan niet eerder af als je ook alle mails hebt verwerkt. Hoe? Zet je mailtjes waar je wat mee moet doen op je to-dolijst en verwijder het mailtje. Je inbox is namenlijk geen takenlijst. Staat in het mailtje iets, wat je later misschien nog nodig hebt? Zet hem in je map ‘te bewaren mails’. Je zou meerdere mappen kunnen aanmaken, maar de zoekfuncties zijn tegenwoordig zo goed dat meerdere mappen eigenlijk overbodig zijn. Houd het het simpel: een lege inbox en één map ‘te bewaren e-mails’ die je op zijn tijd even schift.

2) Zorg voor weinig inkomende mail

Tja, het klinkt zo logisch. Als je weinig inkomende mail hebt, hoef je ook niet veel tijd aan je mail te spenderen. Maar hoe zorg je ervoor dat je weinig e-mails binnen krijgt? Ten eerste door kritisch te kijken wát je eigenlijk allemaal binnen krijgt. Krijg je veel nieuwsbrieven? Vind je ze leuk om te lezen? Maak er dan ook tijd voor. Voegt het niets toe? Meld je er voor af. Zoek op ‘unsubscribe’ en ‘uitschrijven’ in je mailbox en schrijf je uit voor de nieuwsbrieven die tevoorschijn komen. Ook kun je heel handig gebruik maken van de website ‘unroll.me‘. Met deze website zie je in één oogopslag waar je allemaal ingeschreven staat. Ook kun je je gelijk uitschrijven.

Krijg je meldingen van de social media? Snel afmelden! Krijg je veel flauwe kul mail van vrienden waar je niet op zit te wachten? Vertel ze je nieuwe mailbeleid! Hoewel op de deleteknop drukken vaak minder werk is dan je ergens voor afmelden, raad ik je toch aan om het laatste te doen. Het kost nu even wat inzet, maar het zal je veel rust geven in de toekomst.

3) Verstuur minder mail

Ik geef toe, mailen is superhandig. Maar het maakt je soms ook wel wat lui. Je stuurt vaak een mailtje terwijl je ook prima even naar die ene collega toe kan lopen. Zo krijg je wat beweging en het scheelt heel wat heen en weer gemail. Even een vraag via de chat stellen of met iemand een afspraak maken is ook een optie. Probeer ook privé eens wat vaker iemand te bellen dan te mailen. Dit is veel directer en dit scheelt je tijd dat je achter je pc moet spenderen.

4) Verstuur korte mails

Als je dan toch graag een mailtje wilt versturen, houd het dan kort en bondig. Zeg waar het om gaat en houd het daarbij. Scheelt voor jou tijd om te typen, voor de ontvanger tijd om te lezen en in de meeste gevallen krijg je ook een kort en bondig mailtje terug.

5) Laat niet overal je mailadres achter

De meeste bedrijven zijn gék op mailadressen! Ze zullen er dan ook alles aan doen om je mailadres te krijgen zodat ze je kunnen bereiken. Soms heel handig voor jezelf, maar meestal zit je er niet op te wachten. Let dus goed op waar je je mailadres achter laat.

6) Stel vaste mailmomenten in

Als je zou willen, zou je de hele dag door wel je mail kunnen controleren. Gek genoeg doen we dat vaak ook. Zet daarom je e-mailmeldingen en e-mailprogramma’s uit en zet je mail-app op je telefoon niet op je startscherm. Controleer je mail wanneer jij dat wilt en niet zodra je verleidt wordt door een geluidje of een rood getalletje. Spreek vervolgens met jezelf af wanneer je de mail wilt controleren. Op je werk zou dit bijvoorbeeld om 10.00 en om 15.00 uur kunnen zijn. Ben je thuis met je kinderen zou de mail kunnen controleren wanneer ze een middagdutje doen, naar school zijn of ‘s avonds als ze in bed liggen. Check in ieder geval je mail wanneer je er ook daadwerkelijk iets mee kunt. Het is maar net wat jou het beste uit komt, maar probeer in ieder geval het niet te doen zodra je wakker wordt of vlak voor het slapen gaan. Als je de dag ermee opent, is de kans groot dat je gelijk de hele morgen met je mails bezig bent. Dit geldt ook voor het mail controleren voor het slapen gaan. Het zorgt ook onbewust voor veel onrust in je hoofd. Even één of twee goede momenten uitzoeken dus. Als iets echt urgent is, bellen ze je wel.

Mail checken is een echte serieuze verslaving, omdat velen verslaafd zijn aan prikkels. Bovenstaande tips lijken simpel maar om ze ook werkelijk toe te passen is een tweede. Maak daarom duidelijke afspraken met je zelf en beloon jezelf wanneer je je aan die afspraken houdt. Zet ‘m op!

Wil je meer tips? Lees dan eens dit boek!